Kit associatif

Les acteurs associatifs trouveront dans ce mini-guide spécialement élaboré à leur attention :  les interlocuteurs au Pôle Culture, Animation et Vie locale, les adresses génériques à utiliser et les procédure pour la communication.

• Télécharger le mini guide

Pour un meilleur suivi dans la relation entre l'association et la Ville, toute association doit informer le Pôle Culture, Animation et Vie Locale des éventuelles modifications, actualisation ou divers changements, et bien transmettre les documents relatifs à l'association.

Documents relatifs à la gestion administrative :

• Les statuts de l'association
  Chaque année le compte rendu de l'Assemblée Générale complété des différents rapports (moral, financier, activité),
• La composition du bureau avec les coordonnées des membres via ce formulaire
• Une copie de la déclaration de l'association au Journal officiel

Documents relatifs au partenariat avec la Ville :

Le Conseil de la Vie Associative (CVA) a élaboré un contrat de partenariat. Afin de formaliser cet engagement, toute association sollicitant un soutien de la Ville devra signer avec celle-ci ce contrat qui précisera les objectifs, fixés d'un commun accord, qu’elle s’engage à atteindre en cours d'année associative (septembre N à août N+1) en contrepartie de l'attribution de ressources.

• Télécharger le contrat
• Télécharger la notice explicative

Un bilan de l'année associative écoulée  est sera transmis au plus tard un mois après la réunion des présidents.. Il permettra à chaque association de confirmer les engagements formulés dans le Contrat de partenariat, en début d'année N-1.

• Télécharger la fiche de bilan à compléter
• Télécharger la notice explicative

Transmettez vos documents :

• Par courrier à l'attention du Pôle Culture, Animation et Vie Local , Hôtel de Ville, 1 place Charles de Gaulle 38340 Voreppe
• Ou par mail via ce formulaire

Dans le cadre de politique de soutien à la vie associative, la Ville peut financer les activités d'une association par le versement d'une subvention. Toutes les demandes seront examinées en commission puis votées en conseil municipal. L'attribution de la subvention sera notifiée à l'association après délibération.

• Règlement des subventions de la Ville de Voreppe

Les demandes de subvention 2024 sont closes.

Les documents pour les subventions 2025 seront prochainement disponibles.

• Demande de subvention fonctionnement
• Demande de subvention fonctionnement OMS
• Demande de subvention pour un projet spécifique
• Demande de participation et de subvention pour les animations d'été : prendre contact avec le pôle CAVL

Le dossier est a transmettre dûment complété, avec toutes les pièces demandées.

Tout dossier incomplet ou insuffisamment précis ne pourra être instruit.

Les dossiers transmis hors délai ne seront pas pris en compte.

Afin d'accompagner les associations dans l'organisation de leurs manifestions, la Ville peut prêter du matériel (tables, chaises, barnum, sono...).

La demande est à formuler au plus tard 10 jours avant la date de la manifestation, mais il est conseillé de faire la demande bien avant le délai.

• Formulaire de demande de matériel à compléter et transmettre par mail via ce formulaire 

Ces demandes doivent être faites au minimum 3 semaines avant la manifestation pour être prise en compte.

• Demande de buvette
• Demande de vente au déballage
• Demande d'occupation du domaine public, pour toutes demandes d'évènements ayant lieu dans l'espace public (place, rue, parc, etc). 

A transmettre par mail via ce formulaire

La Municipalité met gratuitement à disposition des associations ses moyens de communication * :

Faire paraître une information la rubrique "L'Echo des associations" du magazine municipal

Adresser votre texte et éventuellement une photo via ce formulaire.
La demande est à formuler avant le 10 du mois pour une parution le mois suivant.

Le service communication se réserve le droit de modifier le texte initial pour des motifs de meilleure compréhension ou de place disponible. Il se réserve le droit de ne pas publier la photo proposée pour des motifs de qualité ou de place. Il en informera l'association autant que possible. 

Faire imprimer des documents de l'association

Avant de faire une demande d'impression veuillez prendre connaissance de la charte d'impression.

Attention : tout document transmis devra comporter obligatoirement la mention Imprimé gratuitement par la Ville de Voreppe sur papier respectueux de l’environnement

• Télécharger l'imprimé et l'envoyer avec vos fichiers via ce formulaire ou déposer le tout à l'accueil de la Mairie.

Le retrait vos documents imprimés se fera à l'accueil de la Mairie.

Les délais d'impression sont variables, et dans tous les cas ne peuvent être inférieurs à 3 jours 

Faire passer un message sur les journaux électroniques d'information

Possibilité de diffuser une information relative à l'actualité de l'association (manifestation exceptionnelle, permanences d'inscriptions, etc.). 

• Adresser votre texte via le formulaire de contact ci-dessous (choix : "Communication et relations publique")

Le message est diffusé en principe 10 jours avant l'événement.

Le service communication se réserve le droit de modifier votre texte pour des motifs de compréhension ou de lisibilité.

Pour toutes questions ou renseignements complémentaires, n'hésitez pas à contacter l'accueil du Pôle Culture, animation et vie locale.

• Après un délai d'un an à partir de la parution des statuts de l'association au journal officiel

Demande de réservation ponctuelle de salle (festive et/ou réunion)

La pré-demande est à adresser via ce formulaire au minimum 1 mois avant la date souhaitée 

Attention : celle-ci ne vaut pas réservation et une réponse sera apportée en fonction des disponibilités. 

Conditions de mise à disposition des salles municipales

Demande de créneaux réguliers

Les associations de Voreppe peuvent solliciter des des créneaux réguliers dans les salles et équipements pour leurs activités. Une pré-demande ne vaux pas réservation et une réponse sera apportée en fonction des disponibilités. 

• Créneaux réguliers pour une salle municipale
• Créneaux réguliers pour un équipement sportif

Calendrier des fêtes :

Chaque année, les associations peuvent formuler leurs demandes de salle pour l'année N+1 (de février à février) dans le cadre de leur manifestations importantes et exceptionnelles.
Nous ne pouvons vous garantir la disponibilité des salles, l'attribution de celles-ci donnant lieux à des arbitrages à chaque rentrée scolaire.

Toutes ces demandes sont à formuler auprès du pôle CAVL via le formulaire de contact.